Czy należy niszczyć papiery w biurze?

W każdym biurze co chwila wyrzucane są bardzo duże ilości wszelkiego typu dokumentów. Niektóre z nich są zupełnie bezwartościowe, jednakże bez wątpienia można w nich odnaleźć także i takie, które zawierają znaczące informacje. Mogą to być na przykład dane finansowe, plany sprzedażowe czy też objęte szczególną ochroną dane osobowe. Warto więc przekonać się, w jaki sposób powinno przebiegać skuteczne niszczenie dokumentów w naszym biurze.

Zanim kupimy profesjonalne niszczarki i polecimy każdemu pracownikowi niszczenie dokumentów, należy przygotować … dokument, w którym zamieszczone zostaną dokładne co do tego wytyczne. Z nim musi zaznajomić się każdy nowo zatrudniony pracownik (sprawdź). Należy także przygotować szkolenie objaśniające, dlaczego trzeba niszczyć dokumenty oraz uświadomić ryzyko, jakie może wynikać z niewłaściwego zabezpieczenia dokumentów czy nieprawidłowego ich niszczenia.

Utylizacja dokumentów w miejscu, w jakim powstały, jest rozwiązaniem najbardziej bezpiecznym, ponieważ dzięki temu będziemy mieć pewność, że firmowe dane są chronione i raczej nie dostaną się w niepowołane ręce. Dodatkowo na rynku obecnie funkcjonuje wiele firm pomagających w niszczeniu ważnych dokumentów. Jednak należy pamiętać o tym, że zlecając to zadanie zewnętrznej firmie, może zaistnieć pewne ryzyko, iż dostaną się one w niepowołane ręce już na etapie ich transportu czy też podczas ich liczenia.

Dodatkowo warto zadać dobie pytanie, co z danymi, jakie zamieszczone są na elektronicznych nośnikach. Wiele osób pozbywa się danych w typowy sposób, np.

Nim wyłączysz ten komputer, zobacz jeszcze jedną informację, ponieważ istotnie zalecam to opracowanie (http://www.bankrumia.pl/oferta/dla-ciebie/aplikacja-mobilna/ekspres-elixir/), dlatego że posiada ono niezwykle pomocne wiadomości.

formatując dyski. Trzeba jednak pamiętać, iż usuwanie i przywrócenie poszczególnych danych jest bardzo łatwe, w związku z tym jeśli mamy ściśle tajne informacje, trzeba zapisywać je na nośnikach optycznych, magnetycznych lub elektronicznych, które cechują się wysokim poziomem bezpieczeństwa.

Ważne jest również określenie miejsca niszczenia dokumentów. Powinno się znajdować w takim pomieszczeniu, do którego wszystkim pracownikom będzie "po drodze". Równocześnie warto uczulić ich na to, by pamiętali, jak ważne jest niszczenie dokumentów we właściwy sposób. W ten sposób przyczynimy się do zwiększenia bezpieczeństwa w firmie, a jednocześnie unikniemy przykrych konsekwencji.